Руководитель направления СПиР и службы горничных

Период испытательного срока - 3 месяца

На период испытательного срока заработная плата выплачивается в полном объеме.

После прохождения испытательного срока – оформление трудового договора. 40.000 рублей официально + 80.000 доплата + 30.000 мотивация.

Компания существует с 2012 года. На данный момент в сети 12 отелей 2* в разный районах Москвы с номерным фондом от 12 до 39 номеров, общий номерной фонд 273, номера с койко-местами отсутствуют. Все номера оборудованы индивидуальными санузлами. Все отели оборудованы кухнями самообслуживания, предоставление питания отсутствует. Во отели оборудованы общей кухней. Целевая аудитория смешанная, сегмент - эконом. Горничные и администраторы работают вахтовым методом 10/10. Собственники планируют не агрессивно расширять бизнес в Москве.

Орг. структура компании:

Задача Руководителя заключается в организации работы службы сервиса - СПиР и хаускипинг. В подчинении у Руководителя на данный момент по штату состоят 21 горничная, 24 администратора, Супервайзер и Чекер. Супервайзер отвечает за подбор и обучение горничных, адаптацию новых администраторов после обучения, а также за контроль соблюдения стандартов и инструкций персоналом на местах. Чекер занимается проверкой качества уборки н/ф и общих зон отелей по чек-листам. В компании есть должность закупщика, который не подчиняется напрямую Руководителю, но с которым Руководитель постоянно взаимодействует по вопросам обеспечения отелей. Также Руководитель взаимодействует со смежными отделами - Службой эксплуатации, Службой контроля, Отделом продаж и т.д. по текущим вопросам. Работа сочетает в себе офисную работу и объезды отелей (примерно 3 и 2 дня соответственно). Работа подразумевает необходимость быть на связи практически 24/7 для решения срочных и форс-мажорных вопросов.

• Организация бесперебойной работы службы сервиса

• Подбор, обучение, адаптация и аттестация администраторов, чекера, супервайзера

• Составление и контроль рабочих графиков для администраторов, супервайзера и чекера

• Контроль соблюдения стандартов персоналом

• Взаимодействие с Гостями - периодический сбор обратной связи, решение спорных и конфликтных ситуаций

• Контроль проведения инвентаризаций , списаний и создания заявок на закупку ТМЦ

• Взаимодействие с руководителями смежных отделов (служба эксплуатации, служба бронирования, отдел закупок, служба контроля, бухгалтерия)

• Инициирует актуализацию/введение новых стандартов сервиса и внутренних бизнес-процессов, участвует в разработке, занимается их внедрением.

• опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет в сфере гостеприимства

• опыт организации сервиса и процессов обслуживания

• знание гостиничных стандартов (сервиса и уборки)

• опыт операционного контроля, работы со стандартами

• опыт контроля нескольких объектов

• грамотная постановка рабочих задач и управления командой

• опыт обучения и наставничества персонала

• исполнительность и пунктуальность

• умение работать самостоятельно и принимать на себя ответственность

• уметь и любить обучать

• не бояться разъездной работы

• способность аргументированно доносить свои предложения руководству и позицию коллективу

• Работа в стабильной компании

• Конкурентоспособная заработная плата

• Испытательный срок 3 месяца

• Своевременная оплата труда, выплаты 2 раза в месяц

• Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней

• Оплата транспортных расходов (единый проездной)

• Предоставляется корпоративная мобильная связь

• Оплата оформления медицинской книжки

• Льготы для проживания в отелях для сотрудников и родственников

• Перспектива карьерного роста до Управляющего

• Обучение и адаптация проводится Управляющим

График работы:

- 5/2, где рабочие дни: понедельник-пятница, выходные дни: суббота, воскресенье;

- в связи с необходимостью проведения очных вечерних аудитов и аудитов выходных дней, раз в месяц рабочие дни выпадают на выходные дни (суббота и воскресенье);

- начало рабочего дня – 09.00, окончание рабочего дня – 18.00;

- работа подразумевает необходимость быть на связи практически 24/7 для решения срочных и форс-мажорных вопросов.

Основной функционал:

Работа с персоналом

• Подбор сотрудников СПиР (администраторы, супервайзер, чекер), контроль закрытия штата горничных

• Обучение администраторов, супервайзера и чекера, проведение периодической аттестации

• Контроль адаптации администраторов и чекера

• Формирование и управление ежемесячным графиком работы персонала, контроль его соблюдения

• Начисление и утверждение штрафов персоналу СПиР, предоставление Управляющему заявок на премии

• Работа с текущими вопросами сотрудников СПиР.

• Подмена администраторов в случае форс-мажора на необходимый срок

• Формирование графика очных аудитов (дневной, вечерний, вых.дня)

• Контроль соблюдения графика Супервайзером и Чекером

• Самостоятельное проведение очных аудитов

• Анализ данных чек-листов проведенных аудитов. Принятие управленческих решений.

• Сбор обратной связи от Гостей касаемо качества сервиса, уборки и общения в отеле, отработка с персоналом полученной информации, отчет Управляющему

• Решение спорных и конфликтных ситуаций с Гостями

• Ответ на негативные отзывы, оставленные Гостями, проработка с персоналом, отчет по результатам Управляющему

• Контроль проведения списаний и инвентаризаций ТМЦ в отелях

• Формирование заявок на закупку ТМЦ (по списаниям - раз в мес., по инвентаризациям - раз в кв.)

• Подтверждение текущих заявок администраторов на закупку расходных материалов (раз в неделю)

• Формирование ежемесячных заказов на закупку расходных материалов (раз в месяц)

• Принятие решений по возврату техники в оборот после ремонта (раз в мес.)

• Актуализация номенклатуры СПиР для закупщика

• Согласование заявок для техников, требующих согласования по регламенту

• Контроль выполненных сотрудниками АХО заявок (совместный аудит с Руководителем АХО)

• Участие в составлении плана капитальных работ, совместно с Управляющим и Руководителем АХО

• Запросы в Службу контроля по текущей работе, начисление штрафов персоналу по результатам проверок

• Коммуникация с Руководителем Отдела бронирования по взаимодействию отделов

• Взаимодействие с прачкой по текущей работе

• Сбор и анализ информации о качестве предоставленных товаров и услуг контрагентами, передача выводов и предложений Управляющему

• Сбор и анализ повторяющихся вопросов персонала, подготовка предложений Управляющему по изменению/оптимизации функционала, стандартов и т.д.

• Организация внедрения новых стандартов и инструкций персоналу СПиР

• Организация необходимых мероприятий перед проведением проверок проверяющими органами согласно указаниям Управляющего

• При необходимости присутствие при проведении проверок проверяющими органами, совместно с Управляющим

-подбор сотрудников СПИР (размещение вакансий, собеседование (за исключением горничных), проверка на благонадежность,);

- увольнение сотрудников СПиР. (горничные, администраторы, чекер, Супервайзер);

- контроль закрытия штата горничных Супервайзером;

- организация и проведение обучения администраторов. Мы уделяем большое внимание качественному обучению персонала, поэтому обучение проводится лично Руководителем, требует подготовки и понимания, что частота проведения обучения будет зависеть от соответствия численности по штату. В среднем, обучение может занимать от 3 до 5 дней (до 4-5 часов ежедневно, во время проведения обучения);

- заполнение графика обучения Стажеров;

- прием экзамена и принятие решения о выходе в штат администраторов, супервайзера, чекера;

- доведение до супервайзера, контроль и проверка внедрения новых или модернизированных бизнес-процессов, регламентов, инструкций, процедур, технологий и т.д. персоналу отелей (администраторы и горничные);

- внедрение новых или модернизированных бизнес-процессов, регламентов, инструкций, процедур, технологий и т.д. Супервайзеру и Чекеру;

- проведение аттестации сотрудников СПиР (инициация, сбор итогов, анализ, принятие управленческих решений);

- ведение баз данных по сотрудникам (документы для оформления, своевременность оформления ЛМК и т.д. Своевременность внесения данных, актуализация, контроль, передачи информации в заинтересованные Отделы Компании, инициация создания/закрытия аккаунтов для сотрудников);

- контроль адаптации сотрудников отдела СПиР;

- Формирование ежемесячного графика горничных и администраторов, актуализация графика администраторов (подмены, помощь и т.д.), контроль графика горничных и их распределения,

- заполнение графика переработок администраторов и горничных;

- заполнение необходимых данных для Руководителя (текучка, отклонение от норм переработок).

- почасовая и суточная подмена администраторов при ЧС (с финансовой компенсацией (расчет по окладу Администратора времени подмены);

- начисление и утверждение штрафов персоналу СПиР;

- предоставление Управляющему заявок на премии персонала отдела СПиР;

- работа с вопросами сотрудников СПиР касаемо их функционала, стандартов, регламентов и инструкций, и взаимодействия с другими отделами;

- сбор и анализ повторяющихся вопросов, внесение их в инструкции;

- работа с текущими вопросами сотрудников СПиР;

- внедрение новых или модернизированных бизнес-процессов, регламентов, инструкций, процедур, технологий и т.д. персоналу отелей (администраторы и горничные). Помощь в понимании необходимости изменений, пояснений, контроль понимания нововведений при очных аудитах;

- Проведение очных аудитов по чек листам (дневные, вечерние и выходного дня);

- проработка на месте недочетов, выявленных при аудите с персоналом отелей;

- проведение видео-аудитов;

- заполнение чек-листов, сбор первичных данных, анализ статистики по чек листам. Принятие управленческих решений.

- контроль понимания и выполнения персоналом в отелях:

- стандартов качества и технологии уборки, хранения инвентаря и организации пространства, использования бытовой техники;

- стандартов дресс-кода и общения;

- стандартов документооборота, кассовой дисциплины и заполнения внутренних программ;

- внедрённых новых или модернизированных бизнес-процессов, регламентов, инструкций, процедур и т.д.;

- требований контролирующих органов по прописанным регламентам (ведение журналов, соблюдение требований хранения, пожарной безопасности;

- создание заявок на ремонт в программе intradesk;

- согласование заявок, ведущих к изменению внешнего вида. требующих согласования;

- контроль выполненных сотрудниками АХО (ремонт и обслуживание отелей) заявок (совместный аудит с Руководителем АХО);

- проработка недочетов, выявленных при аудите с Супервайзером и Чекером, внесение корректив в график аудитов, принятие решений о ротации администраторов/горничных и т.д.;

- сбор обратной связи от Гостей касаемо качества сервиса, уборки и общения в отеле, обработка полученной информации, передача предложений Управляющему;

- решение спорных и конфликтных ситуаций с Гостями, в случае невозможности самостоятельно решить вопрос - подключение к вопросу Управляющего;

- ответ на негативные отзывы, предоставленные ОП, проработка ситуации с персоналом, внедрение орг выводов.

- проведение инвентаризаций в отелях;

- контроль сроков и качества проведения инвентаризации ТМЦ в отелях;

- обработка результатов инвентаризации, расчет необходимого количества на замену/доведения до норм ТМЦ, предоставление результатов Управляющему;

- контроль количества списанного текстиля;

- подготовка данных по списанному текстилю для Управляющего, расчет необходимого количества для пополнения списанного текстиля;

Работа в программе «Мой склад»:

- подтверждение текущих заявок администраторов, принятие решения о срочности заявок;

- проверка представленных Администраторами ежемесячных остатков;

- формирование ежемесячных заказов расходных материалов и заказ их в системе «КОМУС»;

- согласование номенклатуры, предоставленной Закупщиком на замену вышедшей из оборота;

- актуализация номенклатуры СПиР;

- проведение списания текстиля;

- оприходование/списание, перевод техники в ремонт и обратно;

- принятие решений по возврату техники в оборот после ремонта;

- проверка состояния ТМЦ отелей;

- сбор и обработка информации от сотрудников СПиР;

- подготовка предложений Управляющему о закупке ТМЦ;

- сбор информации от администраторов о получении доставки после массовых закупок, передача Управляющему;

- Предоставление документов для оформления/увольнения сотрудников СПиР;

- Запросы в Службу контроля по текущей работе; Предоставление отчетов по внутренним расследованиям (отзывы, подозрения); Ведение, анализ видео и статистики по данным от СБ. Начисление штрафов.

- Взаимодействие с Отделом продаж по рабочим вопросам, информирование, актуализация информации и пр.

- Участие в приемке работ после выполнения их АХО (ремонт и обслуживание отелей);

- закрытие номеров плановое, форс-мажоры.

- Координация распределения ТМЦ по отелям после массовых закупок

- Обработка и анализ полученной информации, подготовка предложений Управляющему по изменению/оптимизации функционала, стандартов и т.д.

- Обработка и анализ полученной информации, подготовка предложений Управляющему по изменению/оптимизации функционала, стандартов и т.д.

- Решение вопросов по операционному взаимодействию;

- Передача информации Управляющему при появлении серьезной проблемы, выходящей за рамки операционного взаимодействия

Взаимодействие с проверяющими органами

- Присутствие при проведении проверок проверяющими органами совместно с Управляющим

- Организация необходимых мероприятий перед проведением проверок проверяющими органами согласно указаниям Управляющего

- Проверка состояния отелей, сбор информации от администраторов, передача данных о состоянии ТМЦ в отелях при участии в совещаниях о проведение кап. работ, необходимости реноваций в отелях;

- Подготовка предложений Управляющему по капитальным работам в отелях и их приоритету

- участие в еженедельных совещаниях формата «план на неделю/факт выполнения за прошлую неделю»

- участие в краткосрочном/долгосрочном планировании работы отдела СПиР, совместно с Руководителями

- прочие отчёты, вводимые при необходимости.

Этапы отбора –

** внутренняя информация, здесь и далее

Согласовали описание позиции и профиля кандидата

Старт подбора

Телефонное/Видео интервью рекрутером

Согласование кандидатов по резюме и комментариям рекрутера

Приглашение на soft интервью;

Soft интервью с собственниками и управляющим, одновременно, оффлайн

Предложение о работе

Подготовка плана адаптации нового сотрудника

Выход на работу, испытательный срок 3 месяца

Успешное прохождение испытательного срока и оформление трудового договора